Procedimiento operativo estándar (SOP)

Procedimiento Operativo Estándar (SOP): La Clave para la Eficiencia Organizacional

En un mundo donde la agilidad y la eficacia son esenciales para el éxito de cualquier organización, los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) emergen como la brújula que guía a los equipos hacia la excelencia. Pero, ¿qué son exactamente los SOP y por qué son tan cruciales en el día a día de las empresas? Desde la uniformidad en las tareas hasta la mitigación de errores, estos documentos se convierten en el hilo conductor que asegura que todos los miembros de una organización estén alineados y trabajen hacia un mismo objetivo. En este artículo, exploraremos los fundamentos de los SOP, su importancia en diversos sectores y cómo implementarlos de manera efectiva para transformar tu operación en una máquina perfectamente engrasada. ¡Descubramos juntos el poder de un buen SOP!

«En un mundo donde la eficiencia y la uniformidad son clave para el éxito, los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) se han convertido en un salvavidas para empresas de todos los tamaños y sectores. Estos documentos detallados y concisos se han vuelto indispensables para la optimización de procesos y la garantía de consistencia en las operaciones diarias. En este artículo, exploraremos en profundidad qué son los SOP, por qué son tan importantes y cómo implementarlos de manera efectiva en cualquier organización.»

Un procedimiento operativo estándar (SOP) es un conjunto de instrucciones escritas que describen el proceso paso a paso que se debe seguir para realizar una actividad de rutina. SOP tiene todos y cada uno de los detalles de un trabajo disponible de manera detallada.

Los SOP deben seguirse exactamente de la manera en que están escritos para que el proceso permanezca consistente y ningún punto del SOP quede desatendido. Además, los procedimientos operativos estándar proporcionan las políticas, los procesos y los estándares necesarios para que la organización tenga éxito. Los procedimientos operativos estándar brindan beneficios al negocio al reducir los errores y aumentar la eficiencia y la rentabilidad. Por lo tanto, crean un ambiente de trabajo seguro y producen pautas sobre cómo resolver problemas y superar obstáculos. En pocas palabras, los procedimientos operativos estándar son la herramienta que conduce a una operación sin complicaciones.

Diferencia entre proceso y procedimiento operativo estándar

Los procesos y procedimientos tienen instrucciones paso a paso que ayudan a realizar una tarea de la manera correcta. La documentación del proceso es una descripción general de alto nivel de una operación de rutina, mientras que un SOP es granular, lo que significa que agregan más detalles, asignaciones específicas y flujos de trabajo para confirmar con los estándares de la empresa/industria. Por lo tanto, un proceso dirá qué hacer y un procedimiento operativo estándar dirá exactamente como hacer una tarea.

SOP describirá el procedimiento de manera detallada, lo que se debe hacer para obtener un resultado y, además, los procedimientos operativos estándar incluyen pasos e información más detallados, como quién lo hará, cuándo hacerlo, dónde hacerlo y cómo hacerlo. él.

Uso del Procedimiento Operativo Estándar (SOP)

Cada organización primero necesita entender su proceso de negocio. Una mejor comprensión del proceso de negocio conduce a la identificación de las principales áreas en las que hay margen de mejora.

Necesitamos un POE por las siguientes razones:

• Los procedimientos operativos estándar garantizan el cumplimiento de los estándares.
• Cumplen con los requisitos de producción.
• Los SOP aseguran que el procedimiento no tenga un impacto adverso en el medio ambiente.
• El procedimiento operativo estándar garantiza la seguridad.
• Los SOP son necesarios para cumplir con un cronograma.
• Previenen fallos de fabricación.
• Los POE son una buena herramienta para el cumplimiento de las normas.
• Ayuda en la identificación de las necesidades de formación.

Incluso si una organización tiene un método publicado, debe seguir los SOP. El procedimiento operativo estándar proporciona más información que el contenido publicado. Un punto muy destacado en la implementación y seguimiento del procedimiento operativo estándar es la participación de los empleados. No podemos obtener resultados fructíferos si se sigue de mala gana. La supervisión cercana y la capacitación son herramientas importantes para la implementación efectiva de SOP en una organización.

Ventajas de utilizar un procedimiento operativo estándar

Las siguientes son las principales ventajas del uso de procedimientos operativos estándar.

• El POE es una herramienta para realizar actividades de manera sistemática y eficaz. cuando el trabajo se realiza de acuerdo con el procedimiento escrito, existe la menor posibilidad de error. Definitivamente, si un trabajo se hace correctamente de una sola vez, se ahorra tiempo y dinero. Además, SOP también ayuda a evaluar el desempeño de los empleados y a crear un ambiente propicio para la seguridad.
• Los SOP son buenos medios de comunicación en toda la organización. De acuerdo con las pautas de SOP, cada cambio, mayor o menor, debe realizarse a través de documentación escrita en SOP, y cualquier cambio debe actualizarse en SOP y una copia del documento modificado debe redistribuirse al usuario. Por lo tanto, el procedimiento operativo estándar reduce la probabilidad de falta de comunicación y no deja lugar a dudas.

Componentes del procedimiento operativo estándar (SOP)

El POE contiene los siguientes componentes/secciones.

• Título del POE
• Introducción de POE
• Aplicabilidad de SOP
• La Matriz de Rol/Responsabilidad
• Los cheques físicos o checklists deben ser llenados.
• Los requisitos para el trabajo.
• El procedimiento paso a paso para realizar el trabajo.
• Referencia

Titulo de Procedimiento operativo estándar (SOP)

Esta sección tiene el título del SOP y alguna información básica sobre el SOP. Esta sección también puede tener las aprobaciones necesarias, los números de revisión y las fechas de revisión.

Introducción de POE

Esta sección del SOP tiene la introducción que incluirá los detalles básicos del trabajo. También incluirá cuál es la importancia del trabajo a realizar.

Objetivo de POE

El objetivo del SOP contendrá el objetivo básico del trabajo a realizar.

Aplicabilidad de SOP

Esta sección del SOP tiene las áreas en las que se puede aplicar el SOP. Por ejemplo, el SOP es para poner en marcha una bomba. Este SOP puede variar según el tipo de bomba, el servicio en el que se coloca la bomba, etc. Esta sección definirá el SOP y especificará el área donde se aplicará un SOP.

Matriz de roles/responsabilidades

Esta sección tiene los roles de todas las actividades a realizar para el trabajo mencionado. El trabajo que debe realizarse contendrá muchas subactividades que requieren la participación de diferentes personas que se encuentran en diferentes niveles o posiciones. Esta sección le dará una idea clara de todas las personas involucradas en el trabajo y sus responsabilidades durante el trabajo.

Controles físicos o listas de verificación

Esta sección tiene una verificación física detallada que es importante verificar antes de comenzar el trabajo. Digamos, por ejemplo, que el arranque de la bomba tiene muchos controles. Algunos de ellos son:

• Si la bomba está lista para arrancar?
• ¿Está bien o no enfriar el circuito de agua?
• ¿El nivel de aceite lubricante está bien o no?
• Si las válvulas de entrada y salida de la bomba están abiertas o no, etc.

Completar una lista de verificación de este tipo antes de comenzar un trabajo ayuda mucho. Todos los principales obstáculos o problemas se pueden notar en este paso. Por lo tanto, se vuelve fácil realizar el trabajo después de identificar y corregir el problema.

Requisitos para el trabajo

Esta sección tiene la lista de todos los artículos/herramientas/equipos que se requieren para realizar un trabajo. Muchas veces sucede que al realizar un trabajo falta algún elemento/herramienta/equipo. Para tal caso, se necesita algo de tiempo extra, lo que conduce a un retraso. Por lo tanto, el SOP se vuelve útil para evitar este tipo de retrasos.

Procedimiento paso a paso para realizar el trabajo.

Esta sección tiene procedimientos detallados para realizar un trabajo. Esta sección es útil para todos, tanto para una persona que realiza el trabajo por primera vez como para una persona experimentada. Al realizar un procedimiento paso a paso, se pueden evitar los errores que ocurren al realizar un trabajo debido a un error humano o cualquier otro tipo de error.

Referencia

Esta sección tiene las referencias que se toman para la creación del SOP. Es útil cuando se necesitan detalles de cualquier parte del trabajo mencionado en el SOP en el futuro.

Cómo escribir un procedimiento operativo estándar

Un procedimiento operativo estándar efectivo explica claramente los pasos tomados para completar una tarea e informa al empleado de cualquier riesgo asociado con el proceso. El manual debe ser breve y fácil de entender, centrándose en cómo se deben hacer las cosas y no en lo que se debe hacer. Una vez escrito, el SOP debe analizarse y actualizarse cada seis a 12 meses para garantizar que siga siendo relevante para los estándares y requisitos de la organización; cualquier cambio realizado debe ser registrado.

Antes de escribir el POE, el autor(es) debe(n) realizar una evaluación de riesgos de todos los pasos del procedimiento para determinar cualquier obstáculo que pueda surgir durante el proceso y cualquier riesgo asociado con esos obstáculos.

Las preguntas clave que deben responderse en el procedimiento operativo estándar incluyen:

• ¿Quién desempeña qué papel?
• ¿Qué hace cada rol?
• ¿Cuál es la meta o el resultado del rol de cada persona?
• ¿Se ha explicado claramente lo que debe suceder?

Para decidir qué procedimientos se beneficiarían de un SOP, las organizaciones deben hacer una lista de todos sus procesos comerciales. Los gerentes deben analizar las responsabilidades y tareas diarias de los empleados para garantizar que se tengan en cuenta todos los procedimientos. Cualquier tarea que sea repetida por múltiples empleados debe ser considerada para la creación de SOP.

Paso 1: Defina el objetivo de la tarea y por qué necesita un SOP

El primer paso para escribir un procedimiento operativo estándar es definir el objetivo de la tarea y comprender por qué ese objetivo necesita un POE.

Paso 2: Determine el formato para SOP

A continuación, el autor debe decidir qué tipo de formato le gustaría usar para el POE. A veces, una organización tendrá una plantilla prefabricada proporcionada; otras veces, los autores tendrán que diseñar los suyos propios. Algunos ejemplos de formatos incluyen:

• Organigrama o diagrama de flujo de trabajo: Se utiliza para mostrar procedimientos con resultados impredecibles o varios.
• Pasos simples: a menudo escrito como una lista numerada o con viñetas, incluidos documentos como las pautas de seguridad. Esta lista breve y sencilla se utiliza mejor con procedimientos breves y fáciles de seguir.
• Pasos jerárquicos: También escrito como una lista numerada o con viñetas, pero destinado a procedimientos con muchos pasos y decisiones. Esta lista incluye una lista numerada de pasos principales seguida de una colección de pasos más específicos.

Una vez que se ha elegido un formato, el autor debe decidir si el SOP estará disponible como una copia impresa escrita o si estará disponible en línea.

Paso 3: identificar las dependencias de tareas

El tercer paso es determinar las dependencias. Es posible que la tarea que se está registrando dependa de otros procedimientos dentro de la organización. El autor debe identificar estas dependencias y decidir cómo incorporarlas en el nuevo SOP, o si sería mejor agregar el nuevo procedimiento operativo estándar a uno existente.

A continuación, el autor debe identificar a su audiencia para determinar cómo se debe escribir el POE. Por ejemplo, un SOP escrito para empleados con conocimientos previos será muy diferente de uno escrito por nuevos empleados.

Una vez que se han tomado todas estas decisiones, el autor puede comenzar a escribir el POE. Al escribir, se debe usar un tiempo verbal presente y una voz activa. El autor no debe usar la palabra «usted», pero debe estar implícito. Si la organización proporciona una guía de estilo, entonces el autor debe adherirse a ella.

Ejemplo de SOP para el reemplazo del banco de baterías

El formato del POE se proporciona a continuación.

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